J1:

1.1 Aset - Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

1.2 Aset Alih - Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

(a) Harta Modal - Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:-

i. Harga perolehan asal adalah RM3,000 dan ke atas seunit.

ii. Usia guna melebihi tempoh satu (1) tahun.

iii. Memerlukan penyelenggaraan berjadual.

iv. Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.

(b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) -Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal:-

i. Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan, Hamparan dan yang seumpamanya.

ii. Perisian Komputer.

iii. Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.

Rujukan: Garis Panduan Pengurusan Aset Alih (GPPA) UMS versi 2017

J2:

(a) Setiap aset hendaklah didaftar dengan kadar segera selepas tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.

(b) Pegawai Aset hendaklah memastikan bahawa tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap ditentukan dengan tepat sebagai Tarikh Dibeli/Tarikh Diterima yang dimasukkan ke dalam Sistem i-Aset ketika proses pendaftaran dalam Borang KEW.PA-2 & KEW.PA-3 iaitu merujuk kepada tarikh-tarikh berikut:

i. Tarikh Nota Serahan (Delivery Order) jika aset alih yang dibekalkan tidak memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.

ii. Tarikh dokumen seperti User Acceptance Test, Testing & Commissioning Certificate atau dokumen lain yang berkaitan jika aset alih yang dibekalkan memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.

(c) Kos aset alih yang ditentukan untuk dipermodalkan dan didaftarkan hendaklah mengambil kira kos secara langsung sehingga aset tersebut dapat berfungsi dan boleh digunakan seperti berikut:

i. Kos pemasangan

ii. Kos mengujilari

iii. Latihan

(d) Kos komponen daripada kaedah Freight On Board (FOB) seperti kos insurans dan kos pengangkutan tidak dimasukkan sebagai kos aset alih.

J3:

3.1 Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Justifikasi Pelupusan - Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-

(a) Tidak Ekonomi Dibaiki;

(b) Usang/obselete;

(c) Rosak dan tidak boleh digunakan;

(d) Luput tempoh penggunaan;

(e) Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;

(f) Tiada alat ganti;

(g) Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;

(h) Disyor selepas pemeriksaan aset;

(i) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;

(j) Perubahan teknologi; dan

(k) Melebihi Keperluan

Rujukan: Garis Panduan Pengurusan Aset Alih (GPPA) UMS versi 2017- Bab VII - Pelupusan

J4:

(a) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-

i. Fizikal

ii. Rekod

iii. Penempatan

(b) Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

i. Mengetahui keadaan dan prestasinya

ii. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini.

iii. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

(c) Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

(d) Ketua JFPIU hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa daripada kakitangan gred 1 dan ke atas yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset yang diperiksa.

(e) Pegawai Pemeriksa dibahagiakan kepada kumpulan berdasarkan penempatan di JFPIU mengikut program/ makmal/ aras atau zon dengan merujuk kepada kaedah swift/tukar ganti. Setiap kumpulan diketuai oleh Ketua Pasukan Pemeriksa yang bertanggungjawab untuk memantau proses pemeriksaan dan penghantaran laporan.

(f) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU akan menguruskan pelantikan Ketua Pasukan Pemeriksa dan Pegawai Pemeriksa. Surat pelantikan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab JFPIU dan salinan dikemukakan kepada Sektor Pengurusan Harta & Risiko, Jabatan Bendahari selaku Unit Pengurusan Aset Univerisiti.

(g) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukan Laporan Pemeriksaan harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaa Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) berserta tindakan pembetulan kepada Unit Pengurusan Aset bagi tujuan pelaporan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

J5:

5.1 Melaporkan Kehilangan apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Universiti, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:-

(a) Pegawai Penempatan/Pengguna Aset yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Pegawai Aset dengan serta merta; dan

(a) Pegawai Aset menerima laporan kehilangan dan melaporkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pegawai Aset dengan Pegawai penempatan/ pengguna aset hendaklah membuat laporan Polis dengan seberapa segera tidak lewat dari dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan telah diketahui dan jika ia ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung kehilangan itu.

(b) Seterusnya Pegawai Aset dengan Pegawai penempatan/ pengguna aset membuat aduan kehilangan aset kepada Bahagian Keselamatan untuk tindakan lanjut. Sekiranya kehilangan dipercayai berpunca daripada pecah masuk, kehilangan hendaklah dilaporkan kepada Bahagian Keselamatan dengan serta merta bagi tujuan siasatan di tempat kejadian.

(c) Semua kehilangan aset keselamatan, peralatan keselamatan atau komponen strategik hendaklah membuat laporan polis

(d) Kegagalan melaporkan kehilangan merupakan satu kesalahan dan kakitangan bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan berpandukan kepada Kaedah Tataterib Universiti.

5.2 Laporan Awal KEW.PA-28

(a) Pegawai Aset hendaklah menyediakan Laporan Awal dengan pengesahan Ketua Pusat Tanggungjawab. Bagi kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Pusat Tanggungjawab, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya.

(b) Pegawai Aset di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera, dalam tempoh dua (2) hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis (jika ada) kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira untuk tindakan selanjutnya.

(c) Seterusnya Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan salinan laporan awal kepada Naib Canselor bagi tujuan lantikan Jawatankuasa Penyiasat dan Bahagian Audit Dalam sebagai rekod.

5.3 Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal diterima oleh Urusetia Kehilangan dan Hapus kira;

(b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-

i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/unit yang sama;

ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred yang bersesuaian;

iii. Mempunyai pengalaman dalam pengurusan aset /pengurusan kewangan/ bidang yang berkaitan.

Rujukan: Garis Panduan Pengurusan Aset Alih (GPPA) UMS versi 2017- Bab VIII – Kehilangan & Hapuskira

J6:

6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Aset

(a) Memastikan penerimaan aset oleh pegawai penerima yang dilantik sahaja.

(b) Mendapatkan punca maklumat aset dan menguruskan proses pendaftaran aset dalam tempoh dua minggu daripada tarikh pembayaran aset.

(c) Memastikan butiran lengkap data aset menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Aset alih bernilai rendah (KEW.PA-3). Cetak label dan pastikan label dilekatkan pada aset berkenaan.

(d) Menyediakan senarai aset (KEW.PA-7) mengikut lokasi dan cetak untuk pengesahan Pegawai Penempatan dan memastikan KEW.PA-7 dipamerkan di lokasi berkenaan.

(e) Menyimpan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 dalam fail keras di dalam kabinet berkunci dan salinan dikemukakan kepada Pegawai Penempatan.

(f) Memastikan pergerakan dan peminjaman aset dicatatkan di dalam Rekod Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6) dan disimpan di dalam kabinet berkunci.

(g) Memastikan maklumat pada KEW.PA-2/KEW.PA3/KEW.PA-7 dikemaskini apabila berlaku pemindahan lokasi aset /pertukaran Pegawai Penempatan.

(h) Mengemukakan tuntutan bayaran dan surat pengesahan aset boleh digunakan berserta dokumen berkaitan ke Zon Operasi Kewangan, Jabatan Bendahari untuk tujuan pembayaran.

(i) Menandatangani borang-borang yang lengkap bagi pihak Ketua Pusat Tanggungjawab.

(j) Menyimpan dan menyelenggara rekod setiap aset.

6.2 Pemeriksaan dan Penilaian Prestasi Aset

(a) Menyediakan jadual dan senarai aset untuk pemeriksaan tahunan di JFPIU masing-masing.

(b) Mengenalpasti dan menyediakan senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan.

(c) Merancang penyelenggaraan – Merancang dan menyediakan program penyelenggaraan bagi aset-aset yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual (preventive maintenance)/kalibrasi.

(d) Melaksanakan program penyelenggaraan – Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan aset tersebut memerlukan penyelenggaraan segera (Corrective maintenance).

(e) Merekodkan penyelenggaraan.

(f) Menilai program penyelenggaraan – Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:

i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tecapai;

ii. Memastikan penyelenggaran yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

iii. Mengenalpasti penyelenggaraan seterusnya; dan

iv. Membantu pihak pengurusan membuat tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.

(g) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pembekal – Kerja kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pembekal hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

6.3 Pelupusan Aset

(a) Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan.

(b) Mengisi dan menyenaraikan aset alih menggunakan borang Perakuan Pelupusan Aset Alih (PEP) KEW.PA-16 dan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Aset Alih, KEW.PA-17.

(c) Mengurus dan melaksanakan tindakan pelupusan mengikut syor pemeriksa yang telah diluluskan.

(d) Mengemukakan Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 dan Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 kepada Urusetia Pelupusan Dan Hapuskira.

(e) Mengemaskini dan menandatangani maklumat pelupusan /hapuskira di dalam daftar aset (KEW.PA2/KEW.PA-3) yang telah diluluskan.

6.4 Kehilangan Dan Hapuskira Aset

(a) Menerima laporan kehilangan secara bertulis daripada pengguna aset/Pegawai Penempatan tersebut dan melaporkan dengan segera kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dan pihak polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui jika kehilangan melibatkan kesalahan jenayah.

(b) Pegawai Aset dengan Pegawai penempatan/ pengguna aset hendaklah membuat aduan kehilangan aset kepada Bahagian Keselamatan untuk tindakan lanjut. Sekiranya kehilangan dipercayai berpunca daripada pecah masuk, kehilangan hendaklah dilaporkan kepada Bahagian Keselamatan dengan serta merta bagi tujuan siasatan di tempat kejadian.

(c) Menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dalam tempoh 2 hari berkerja dari tarikh kehilangan dan mengemukakan salinan KEW.PA-28 berserta laporan polis kepada Urusetia Pelupusan dan Hapuskira.

(d) Mengemaskini dan menandatangani maklumat pelupusan /hapuskira di dalam daftar aset (KEW.PA2/KEW.PA-3) yang telah diluluskan.

(e) Mengemukakan Sijil Hapuskira Aset , KEW.PA-31 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan kepada Urusetia Pelupusan dan Hapuskira.

Rujukan: Garis Panduan Pengurusan Aset Alih (GPPA) UMS versi 2017- Bab II – Pegawai Aset