Bahasa MelayuEnglish (UK)

buletin

Facebook

Buku Peraturan Pentadbiran Universiti Malaysia Sabah (1994 - 2016)

 

 

 

  1. Pejabat Pendaftar
  2. Bahagian Pentadbiran & Governan
  3. Bahagian Sumber Manusia
  4. Bahagian Perkhidmatan Akademik
  5. Bahagian Pengurusan Kualiti
  6. Bahagian Keselamatan
NAMA / E-CARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

  • Setiausaha Pihak Berkuasa Universiti
  • Ahli ex-officio LPU dan Senat
  • Ahli PBPU dan mana-mana JK yang ditetapkan Perlembagaan, Statut, Kaedah atau Peraturan
  • Pengurusan Sumber Manusia, Keselamatan dan Pentadbiran Universiti
  • Pengurusan hal-ehwal Akademik
  • Pengurusan hal-ehwal skim perkhidmatan pekerja Universiti
  • Custodian rekod dan dokumen Universiti
  • Membantu Naib Canselor dalam pelaksanaan pelan strategik Universiti
  • Melaksanakan tanggungjawab lain yang ditetapkan Perlembagaan, Statut, Kaedah atau Peraturan
  • Menjalankan tugas dan gunsi lain yang diarahkan oleh Naib Canselor
NAMA / ECARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

UNIT GOVERNAN & DASAR

Peringkat Universiti

  • Sekretariat Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
  • Lain-lain mesyuarat melibatkan LPI
  • Mengurus pelantikan LPU, Canselor, dan Pro-Canselor
  • Mengurus elaun dan tuntutan LPU, Canselor dan Pro-Canselor
  • Mengurus kemudahan/ keperluan rasmi LPU
  • Mengurus aktiviti/ program rasmi lain yang melibatkan LPU
  • Mengurus Sistem MyBOD
  • Unit penasihat / sumber rujukan berkaitan governan Universiti
  • Mengurus hal ehwal berkaitan peraturan pentadbiran Universiti
  • Mengurus Pekeliling Pendaftar
  • Mengurus Pencalonan Darjah Kebesaran Bintang, Pingat Persekutuan dan Negeri
  • Mengurus struktur organisasi Universiti
  • Mengurus aktiviti / program berkaitan governan Universiti
  • Urus Setia Pengukuhan Peraturan Pentadbiran Universiti

Peringkat Jabatan

  • Mengurus struktur organisasi Jabatan Pendaftar dan Universiti
  • MS ISO Peringkat Jabatan
  • Mesyuarat Pentadbiran Jabatan

UNIT PENTADBIRAN & MEL

Peringkat Universiti

  • Pengurusan Operator Telefon Universiti.
  • Pengurusan Majlis Konvokesyen Universiti
  • Pengurusan Majlis Aspirasi Pendaftar Universiti.
  • Pengurusan Pakaian Seragam kakitangan Universiti.
  • Pengurusan Perkhidmatan Mel Universiti.

Peringkat Jabatan

  • Pengurusan Piagam Pelanggan Jabatan Penadaftar.
  • Pengurusan Majlis Perhimpunan Jabatan Pendaftar.
  • Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Jabatan Pendaftar
  • Pengurusan Buletin Jabatan Pendaftar
  • Mengemaskini Laman web/ FB/ newsfeed UMS/ IG Jabatan Pendaftar

Peringkat BPG

  • Menyelaras dan memantau aduan pelanggan BPG (eRespon)
  • Urus Setia Retreat Bahagian Pentadbiran dan Governan.
  • Penyelarasan dan Pengemaskinian MyPortfolio peringkat BPG.
  • Menyelaras, mengemaskini, merekod dan memantau berkaitan perkhidmatan staf BPG (Cuti/ Mata IDP)

UNIT KEWANGAN

Peringkat Universiti

  • Pengurusan Mesin Fotokopi Universiti.
  • Pengurusan Kad dan Tanda nama pekerja Universiti.

Peringkat Jabatan

  • Perancangan Belanjawan
  • Pengurusan Kewangan
  • Pengurusan Stor.
  • Pengurusan Aset.
  • Pengurusan Rumah Tamu.
  • Laporan penjanaan.
  • Pelaporan prestasi spesifikasi output (secara sukuan)
  • Pengurusan Panjar Wang Runcit
  • Pengurusan Tempahan Tiket Penerbangan
  • Pengurusan Tempahan Penginapan/ Hotel
  • Daftar Tuntutan Pembekal
  • Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan secara sebutharga

UNIT REKOD

Peringkat Universiti

  • Pemantauan Pengurusan Rekod dan Fail Universiti
  • Pengurusan Pelantikan Pegawai Pengelas, Pegawai Rekod dan Pelantikan Pendaftar Rahsia Universiti.
  • Pengurusan Jadual Pelupusan Rekod Universiti.
  • Pengurusan Sistem Elektronik Fail (SEF) Universiti.
  • Pemantauan Matriks, inspektorat SEF, MyPortfolio dan Carta Organisasi

Peringkat BPG

  • Pengurusan Rekod dan Fail BPG
  • Pengurusan Jadual Pelupusan Rekod BPG
  • Pengurusan Sistem Elektronik Fail (SEF) BPG.

UNIT KUALITI & STRATEGIK

Peringkat Universiti

  • Jawatankuasa Anugerah Pengurusan Organisasi (APO)
  • Pemantauan Pelaksanaan MyPortfolio Peringkat Universiti
  • Pengurusan Jubah Akademik Universiti

Peringkat Jabatan

  • Urus Setia Mesyuarat Eksekutif Pentadbiran
  • Laporan ke mesyuarat PBPU/ Mesyuarat Pengurusan Universiti
  • Pelaksanaan Amalan EKSA Jabatan
  • Urus Setia Mesyuarat Eksekutif Jabatan
  • Urus Setia Retreat Jabatan Pendaftar
  • Penyelaras Pelan Pengurusan Risiko Jabatan Pendaftar
  • Program Gerak Kerja
  • Laporan KPI/ Lonjakan/ PEND-KRA Jabatan
  • Laporan Penyataan & Strategik Jabatan.
  • Program SENS

Peringkat BPG

  • Urus Setia Mesyuarat Bahagian Pentadbiran & Governan
NAMA / E-CARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

UNIT PENTADBIRAN

  • Menyelaras Polisi, Peraturan dan Dasar di BSM.
  • Menguruskan hal ehwal pentadbiran BSM.
  • Menguruskan hal ehwal kewangan BSM.
  • Menyelaras Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja BSM.
  • Menguruskan rekod cuti dan kebajikan staf BSM.
  • Menyelaras urusan surat-menyurat BSM
  • Memantau keperluan dan penyelengaraan pengautomasian proses di bawah Seksyen/Unit.
  • Menyelaras pelaksanaan aktiviti-aktiviti am BSM.
  • Pengurusan Aset dan Inventori BSM
  • Mengendalikan sistem pengurusan fail dan rekod BSM.
  • Menguruskan penjanaan pendapatan BSM.

UNIT PENGURUSAN BAKAT

  • Melaksanakan perancangan, pengurusan dan pelaksanaan tadbir urus pengurusan bakat.
  • Mengenalpasti dan mengurus kelompok bakat yang sesuai untuk kecemerlanganuniversiti.
  • Merancang dan melaksanakan program-program latihan yang dapat
  • menyumbang/meningkatkan kualiti kebolehan kepimpinan.
  • Membangunkan kelompok bakat kepimpinan yang jelas dengan matlamat pelan strategik universiti bagi pelan penggantian universiti.
  • Menjadi sumber rujukan dan rekod kompetensi kakitangan bagi pengisian jawatan kumpulan pengurusan universiti.
  • Bertanggungjawab melaksanakan mentor mentee bagi meningkatkan prestasi professional.
  • Merancang, melaksanakan dan memantau pelaksanaan kursus ‘bridging programme’ bagi skim C pembantu makmal.
  • Urusetia Jawatankuasa Pelan Penggantian Universiti.kakitangan akademik dan pentadbiran.BITK,Metodologi Penyelidikan)

UNIT PENGESAHAN JAWATAN

  • Menguruskan hal ehwal pengesahan jawatan kakitangan akademik dan pentadbiran.
  • Menguruskan proses Pemberian Tahap Berpencen (PTB) bagi kakitangan yang genap 3 tahun.

UNIT CUTI

  • Menguruskan semua jenis permohonan kemudahan cuti bagi kakitangan.
  • Menguruskan sistem cuti universiti.
  • Menguruskan HRMIS (Cuti).
  • Pemberian dan pemberhentian gaji bagi kemudahan cuti tanpa gaji dan separuh gaji.
  • Mengemaskini fail cuti universiti.
  • Memproses pemotongan emolumen dan pemberhentian gaji atas sebab masalah kehadiran.
  • Menguruskan sistem dan rekod kehadiran kakitangan universiti.

UNIT SARAAN

  • Menguruskan penetapan, perubahan dan pemberhentian gaji dan elaun kakitangan.
  • Menguruskan kenaikan gaji tahunan yang layak mengikut bulan pergerakan gaji.
  • Menguruskan permohonan tuntutan kakitangan berkaitan seperti bayaran ganjaran kontrak, elaun gangguan bertukar tempat bertugas, elaun berpindah rumah dan elaun tanggung kerja.
  • Menyemak dan memproses pembayaran bonus, bantuan kewangan dan berkaitan selaras dengan pengumuman Jabatan Perkhidmatan Awam.
  • Menguruskan HRMIS (Saraan)

UNIT PERHUBUNGAN PEKERJA & PRESTASI

  • Menguruskan Majlis Bersama Jabatan (MBJ)
  • Menguruskan kilanan kakitangan.
  • Menjalankan sesi kaunseling kakitangan, pelajar dan orang luar.
  • Menguruskan Dasar Pemisah (Exit Policy)
  • Menguruskan Rakan Pembimbing Penjawat Awam (AKRAB) peringkat universiti.
  • Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) - proses penilaian dan pengukuran (Performance Appraisal & Measurement).
  • Mengurskan pelaksanaan pengukuran Darjah Kegembiraan.
  • Menguruskan hal ehwal aktiviti dan kewangan Persatuan (PPUMS, KEKAUMAS, PSAUMS, KESUMBA).

UNIT LATIHAN (AKADEMIK)

  • Merancang, melaksanakan dan memantau program pembangunan profesional kakitangan akademik.
  • Menguruskan permohonan kursus anjuran agensi luar.
  • Menganalisis keberkesanan pelaksanaan dan menyediakan laporan program pembangunan profesional kakitangan akademik.
  • Menguruskan permohonan mata IDP dan pngemaskinian sistem IDP.
  • Pemegang rekod program pembangunan profesional kakitangan akademik.
  • Menguruskan Majlis Perkongsian Ilmu kakitangan akademik.
  • Menguruskan kursus wajib universiti (PTM, P&P, BITK,Metodologi Penyelidikan).

UNIT ICT

  • Menyelaras dan mengawal data HRMIS.
  • Menyedia dan menyelaras pengurusan data Sumber Manusia(MyMohes, MyRA, SETARA).
  • Menyediakan kandungan kreatif Bahagian Sumber Manusia yang interaktif dan berinformasi.
  • Mentadbir dan menyelenggara Sistem Maklumat Sumber Manusia yang memenuhi keperluan pelanggan.
  • Menjalankan aktiviti backup pangkalan data HRONLINE.
  • Memastikan keperluan ICT di BSM dalam keadaan yang baik.
  • Menjana data daripada sistem HRONLINE mengikut keperluan semasa.
  • Menyelaras Laman Web BSM.

UNIT PENGURUSAN PERJAWATAN

  • Menguruskan naziran, permohonan, pengisian dan pelaporan Waran Perjawatan.
  • Menguruskan Pelantikan Jawatan Khas Akademik.
  • Menguruskan pelantikan dan kenaikan pangkat Pengurusan Utama Universiti.
  • Menguruskan Pertukaran Tempat Bekerja (PTB) kakitangan Akademik dan Pentadbiran.
  • Menguruskan HRMIS (Perjawatan).
  • Menguruskan pentadbiran Seksyen Perjawatan.

UNIT PENGAMBILAN DAN KENAIKAN PANGKAT (PENTADBIRAN)

  • Menguruskan proses pengambilan kakitangan pentadbiran (Tetap/Kontrak/Sementara).
  • Menguruskan permohonan pelarasan gaji permulaan kakitangan pentadbiran.
  • Menguruskan proses kenaikan pangkat kakitangan pentadbiran.
  • Menguruskan permohonan kenaikan gred/tukar lantik/opsyen kakitangan pentadbiran.
  • Menguruskan proses pelantikan semula kakitangan kontrak pentadbiran.
  • Menyediakan laporan dan unjuran keperluan kakitangan pentadbiran

UNIT PENGAMBILAN DAN KENAIKAN PANGKAT (AKADEMIK)

  • Menguruskan proses pengambilan kakitangan akademik (Tetap/Kontrak/Sementara).
  • Menguruskan permohonan pelarasan gaji permulaan kakitangan akademik.
  • Menguruskan proses kenaikan pangkat kakitangan akademik.
  • Menguruskan permohonan kenaikan gred/tukar lantik/opsyen kakitangan akademik.
  • Menguruskan proses pelantikan semula kakitangan kontrak akademik.
  • Menyediakan laporan dan unjuran keperluan kakitangan akademik

UNIT KEMUDAHAN DAN PERSARAAN

  • Menguruskan rawatan perubatan kakitangan.
  • Menguruskan permohonan kakitangan seperti berikut.
  • Pengangkutan barang-barang kakitangan bersara wajib/bersara pilihan/tamat kontrak/diarah berpindah/tuntutan perjalanan.
  • Tambang mengunjungi wilayah asal.
  • Elaun pakaian panas.
  • Melakukan pekerjaan luar.
  • Pinjaman perumahan/pembiayaan peribadi.
  • Kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai gred utama A dan ke atas.
  • Ex-Gratia bagi kakitangan.
  • Taraf Penduduk Tetap / Permanent Residence bagi kakitangan warga asing.
  • Mengeluarkan surat pengesahan kakitangan (GL, pengesahan , Embassy dan lain-lain).
  • Menguruskan permohonan secara tuntutan kakitangan:
  • Klinik Panel.
  • Klinik Pergigian.
  • Tambang Belas Ehsan.
  • Yuran BadanProfesional/Ikhtisas/Keahlian kelab rekreasi kakitangan.
  • Pakaian Istiadat/Black Tie/Pakaian menghadiri upacara rasmi.
  • Paspot/Visa
  • Menguruskan penamatan kakitangan(Peletakan/Pelepasan Jawatan/Tamat Kontrak/Bersara Wajib/Pilihan/Ditamatkan Perkhidmatan/Pencen Terbitan).
  • Menguruskan peminjaman kakitangan dari dalam dan luar agensi.
  • Menguruskan Buku Rekod Perkhidmatan (BRP).
  • Menguruskan HRMIS (Persaraan).

UNIT LATIHAN (PENTADBIRAN)

  • Merancang, melaksanakan dan memantau program pembangunan profesional kakitangan pentadbiran.
  • Menguruskan permohonan kursus anjuran agensi luar.
  • Menganalisis keberkesanan pelaksanaan dan menyediakan laporan program pembangunan profesional kakitangan pentadbiran.
  • Menguruskan permohonan mata IDP dan pngemaskinian sistem IDP.
  • Pemegang rekod program pembangunan profesional kakitangan pentadbiran

UNIT PENGAJIAN LANJUTAN

  • Mengurus dan menyediakan unjuran dan keperluan bajet cuti belajar kakitangan akademik dan pentadbiran.
  • Mengurus permohonan baharu, pelanjutan dan penangguhan bagi Cuti Belajar/Sabatikal/Pascadoktoral/SubKepakaran/Program Sangkutan/Latihan Industri/Pos Basik.
  • Mengurus permohonan baharu dan pelanjutan tajaan Hadiah Latihan (SLAB/SLAI) KPT dan Biasiswa UMS bagi Cuti Belajar/Sabatikal/Pascadoktoral/Sub-Kepakaran.
  • Pemantauan dan penyediaan Laporan Kemajuan Kursus (LKK).
  • Menguruskan hal ehwal kewangan berkaitan cuti belajar.
  • Menguruskan hal ehwal berkaitan tindakan perundangan cuti belajar.
  • Menguruskan bayaran insentif Graduate On Time (GOT) kakitangan akademik dan pentadbiran.BITK,Metodologi Penyelidikan)
NAMA / E-CARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Fungsi:

Pengurusan Pentadbiran dan Kewangan BPA.

Skop:

Latihan kakitangan, penilaian prestasi, Penilaian prestasi KPI Jabatan, Penilaian pencapaian Piagam Pelanggan, Aset, Inventori dan stok, Pengurusan Kewangan.

Aktiviti:

  • Memantau keperluan latihan kakitangan.
  • Mengurus Sistem Pengurusan Fail BPA.
  • Mengurus rekod cuti dan kehadiran kakitangan.
  • Menyelaras penilaian prestasi BPA.
  • Menyelaras prestasi BPA melalui pencapaian KPI dan Piagam Pelanggan.
  • Memantau pengurusan aset, inventori dan stok.
  • Memantau hal berkaitan bangunan BPA dan bangunan dibawah seliaan BPA.
  • Menguruskan tempahan dewan kuliah pusat.
  • Mengurusan hal ehwal kewangan BPA seperti belanjawan, perolehan, bayaran, tuntutan perjalanan, panjar wang runcit.
  • Memantau hal ehwal berkaitan perkhidmatan seperti berikut:
  • -perkhidmatan kaunter
  • -aduan pelanggan
  • -pelaksanaan EKSA
  • -pelaksanaan shared value, 6S
  • Urusetia kepada mesyuarat;
  • Eksekutif BPA
  • Kewangan BPA

SEKSYEN PENGURUSAN DASAR & SENAT

Fungsi:

Pengurusan keurusetiaan Prasiswazah dan Senat.

Skop:

Senat, Jawatankuasa Prasiswazah.

Aktiviti:

  • Merancang takwim tahunan Mesyuarat prasiswazah dan senat.
  • Mengendalikan persediaan sebelum mesyuarat seperti:
  • -tempahan tarikh Pengerusi
  • -tempahan tempat, jamuan
  • -penyediaan surat jemputan
  • Menyediakan dokumen mesyuarat seperti minit mesyuarat, agenda mesyuarat, memorandum pelaksanaan dan kertas dasar untuk dimuatnaik dalam e-meeting.
  • Menyelaras pelaksanaan Mesyuarat. Mengagihkan petikan minit berdasarkan keperluan.
  • Mengedarkan Minit Mesyuarat, Memorandum Pelaksanaan dan membuat tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat.
  • Menyediakan dokumen ke mesyuarat LPU dan mengedarkan keputusan mesyuarat LPU berkaitan Senat berdasarkan keperluan.
  • Mengemaskini Kaedah Pengajian Prasiswazah berdasarkan ketetapan Senat dari masa kesemasa dan memaklumkan kepada pihak Fakulti mengenai perubahan tersebut.
  • Menyelaras Pelantikan Ahli-Ahli Senat Tetap, Diko-opt, Profesor dan Ex-Officio selaras dengan Seksyen 22 (1), Perlembagaan Universiti Malaysia Sabah.
  • Menyelaras Proses Pemilihan Profesor Sebagai Ahli Senat
  • Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa.

SEKSYEN PENGURUSAN KONVOKESYEN & REKOD PELAJAR

Fungsi:

  • Pengurusan data pengijazahan bagi tujuan pengesahan senarai pelajar yang layak bergraduat.
  • Urus Setia Jawatankuasa Induk Konvokesyen
  • Pengurusan perjalanan konvokesyen melibatkan pelajar

Skop:

  • Data pengijazahan pelajar, pengesahan graduan, menyelaras senarai penerima anugeraH.
  • Keurusetiaan Jawatankuasa Induk Konvokesyen.
  • perjalanan konvokesyen melibatkan pelajar, pengurusan jubah, buku konvokesyen. Hadiah universiti kepada pelajar sempena konvokesyen.

Aktiviti:

  • Menyelaras data pelajar yang layak bergraduat bersama dengan pihak fakulti.
  • Mengendalikan bengkel bersama fakulti bagi mengeluarkan senarai akhir pelajar layak bergraduat.
  • Menyelaras senarai penerima anugerah semasa majlis konvokesyen.
  • Membuat pengesahan graduan Universiti Malaysia Sabah.
  • Menguruskan cetakan skrol dan transkrip graduan.
  • Menguruskan permohonan pelajar berkaitan Kaedah Prasiswazah.
  • Menyediakan laporan lengkap pencapaian pelajar bergraduat setiap kohort bagi tujuan laporan penuh pencapaian Objektif Kualiti Universiti.
  • Merancang pelaksanaan konvokesyen melibatkan pelajar.
  • Menyelaras persediaan melibatkan Jabatan lain seperti JTMK, JPP dan keurusetiaan konvokesyen peringkat universiti.
  • Menyelaras pelantikan petugas semasa konvokesyen melibatkan pelajar dan perarakan akademik.
  • Menyelaras penyediaan buku konvokesyen universiti.
  • Menyelaras hadiah-hadiah universiti kepada pelajar sempena konvokesyen.
  • Mengurus Pelajar OKU untuk tujuan konvokesyen.
  • Penyediaan maklumat konvokesyen untuk warta universiti.
  • Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Induk Konvokesyen
  • Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Graduan
  • Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Persiapan Konvokesyen
  • Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa kesemasa.

SEKSYEN PENGAMBILAN DAN KEMASUKAN PELAJAR

Fungsi:

Pengurusan Pengambilan Pelajar Baharu Ke UMS

Pengurusan pelajar baharu mengikut kategori yang ditetapkan oleh UMS.

Pengurusan Kemasukan dan tawaran.

Skop:

Pengambilan, Promosi program akademik, permohonan, penawaran, pemilihan dan rayuan.

Aktiviti

  • Menyelaras mesyuarat berkaitanpemilihan pelajar baharu iaitu mesyuarat pemilihan bersama IPTA dengan KPM, Mesyuarat Rayuan (dalaman) dan peringkat IPTA dengan KPM
  • Menyelaras persediaan kemasukan pelajar baharu melibatkan Jabatan/Unit berkaitan
  • Mengendalikan isu-isu berkaitan permohonan pelajar berkaitan pertukaran program dan pertukaran universiti
  • Mengeluarkan surat tawaran
  • Menyediakan laporan lengkap berhubung pengambilan dan kemasukan pelajar bagi mengenalpasti penambahbaikan berterusan
  • Merancang pelaksanaan pengambilan dan kemasukan pelajar baharu
  • Menyelarasurusan pra pemilihan pelajar melalui temuduga/ujian khas berdasarkan keperluan
  • Menyelaras penetapan unjuran pengambilan pelajar baharu mengikut fakulti berdasarkan kategori yang ditetapkan
  • Merancang aktiviti Promosi tahunan bersama-sama dengan KPM
  • Menyediakan bahan-bahan pameran termasuk pakej promosi
  • Membuat kajian keberkesanan aktiviti Promosi dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa.

SEKSYEN PENDAFTARAN & PENJADUALAN

Fungsi:

  • Pengurusan Penawaran dan Pendaftaran Kursus Prasiswazah Universiti dan penjadualan Kuliah
  • Menerima dan memproses permohonan Fakulti dan Pelajar berkaitan pengajian Prasiswazah.

Skop:

Penawaran dan pendaftaran Kursus, pendaftaran pelajar baharu, penjadualan kuliah. Penyediaan buku prospektus.

Aktiviti:

  • Menyelaras pendaftaran pelajar baharu Universiti.
  • Menyelaras penawaran Kursus Prasiswazah Universiti
  • Mengurus dan menyelaras proses pra pendaftaran
  • Pengemaskinian status pelajar dalam Sistem Maklumat Pelajar dan Sistem Klien
  • Menyelaras penyediaan maklumat penjadualan Kuliah FPIU dan memantau Sistem Celcat
  • Menyelaras pengesahan pendaftaran kursus pelajar lama.
  • Mengurus permohonan pelajar berkaitan Kaedah Pengajian Prasiswazah dan penyediaan kertas dasar untuk dibawa ke Mesyuarat Prasiswazah dan Senat berdasarkan keperluan
  • Menyelaras proses penerbitan buku prospektus
  • Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa.

SEKSYEN PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN

Fungsi:

Pengurusan peperiksaan pelajar

Skop:

Peperiksaan, Penjadualan Peperiksaan dan Percetakan Kertas Soalan

Aktiviti

  • Merancang pelaksanaan peperiksaan akhir UMS
  • Menyediakan jadual peperiksaan
  • Merancang dan mengurus keperluan peperiksaan seperti berikut:

-ketua pengawas peperiksaan

-Pengawas peperiksaan

-pembantu pengawas peperiksaan

  • Mencetak kertas soalan peperiksaan berdasarkan keperluan
  • Menyelaras agihan kertas soalan peperiksaaan
  • Mengendalikan perjalanan peperiksaan biasa, semester pendek dan peperiksaan ulangan khas berdasarkan keperluan
  • Mengeluarkan keputusan peperiksaaan
  • Menguruskan permohonan pelajar berkaitan Kaedah Pengajian Prasiswazah dan menyediakan kertas dasar untuk dibawa ke Mesyuarat Prasiswazah dan Senat berdasarkan keperluan
  • Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa

SEKSYEN PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT

Fungsi:

Pengurusan Maklumat & Sistem Maklumat Pelajar.

Skop:

Sistem Maklumat Pelajar, data akademik, laman web.

Aktiviti

  • Mengendalikan dan memantau pengurusan rekod pelajar dalam Sistem Maklumat Pelajar
  • Memastikan data kemasukan, pendaftaran, peperiksaan dan status pelajar dikemaskini dalam Sistem Maklumat Pelajar
  • Menyelaras urusan kemasukan gred dan analisis peperiksaan dan pengiraan PNGK pelajar
  • Menyediakan data/laporan berdasarkan keperluan Pengurusan universiti dari masa kesemasa seperti My3S, MyRA, MyMohes dan lain-lain keperluan
  • Menyediakan data back upSistem Maklumat Pelajar dari masa ke semasa
  • Mengemaskini maklumat di laman web BP
  • Mengendalikan dan menyelaras maklumat dalam FB page BPA
  • Menyediakan laporan dan mengenalpasti penambahbaikan dari masa ke semasa.

NAMA / E-CARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

SEKSYEN KUALITI & INOVASI

Fungsi: Memastikan aktiviti kreanova dilaksanakan di UMS

  • Merancang dan melaksanakan aktiviti Sambutan bulan KreaNova
  • Merancang dan mengurus penyertaan kumpulan penggerak inovasi untuk penyertaan luar
  • Menyediakan planning awareness tahunan kreanova UMS
  • Menyelaras dan melaksanakan siri-siri kursus/bengkel untuk memantapkan kumpulan projek
  • Mengurus perancangan dan perbelanjaan kos pusat B033
  • Urus Setia Jawatankuasa Induk Anugerah Inovasi
  • Urus Setia Jawatankuasa Pemandu Kreatif dan Inovasi Pentadbiran (JKIP)
  • Urus Setia Jawatankuasa Kluster Pendidikan (JTPA)
  • Urus Setia Jawatankuasa Teknikal Buku Kreanova
  • Urus Setia Mesyuarat Bersama wakil BPQ.
  • Urus Setia Konvensyen Kumpulan Ppenggerak Inovasi peringkat UMS.

SEKSYEN INSPEKTORAT

Fungsi: Memastikan setiap JFPIB melaksanakan tadbir urus terbaik

  • Merancang pelaksanaan aktiviti inspektorat
  • Menyemak semula kriteria tadbir urus terbaik.
  • Memberi taklimat tadbir urus terbaik kepada JFPIB
  • Mengadakan lawatan inspektorat ke JFPIB
  • Melaksanakan proses penilaian melalui audit Anugerah Pengurusan Organisasi
  • Memberi penarafan bintang kepada JFPIB yang melaksanakan budaya kecemerlangan berlandaskan inovasi

SEKSYEN AUDIT KUALITI

UNIT MS ISO

Fungsi: Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mengikut piawaian standard yang ditetapkan

  • Merancang dan menyelaras dan melaksanakan audit dalaman UMS
  • Merancang, menyelaras dan melaksanakan audit persijilan bersama badan persijilan
  • Merancang, menyelaras dan mengemaskini doumen SPK.
  • Merancang dan menyediakan awareness MS ISO setiap bulan
  • Merancang, menyelaras dan melaksankan perubahan / penambahbaikanMS ISO yang ditetapkan.
  • Merancang, mengeawal dan menyelaras perbelanjaan kos pusat BO35.
  • Merancang, mengurus, dan melaksanakan latihan-latihan kepada juruaudit dalam
  • Merancang, mengurus dan melaksanakan kursus-kursus MS ISO untuk agensi luar
  • Memantau pelaksanaan tindakan pembetulan bagi ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang telah dilaporkan oleh badan pensijilan dan juruaudit dalam UMS
  • Mengumpul dan menyediakan laporan MS ISO setiap JFPIB
  • Urus Setia MKSP
  • Urus Setia Jawatankuasa Teknikal MS ISO

UNIT PENGURUSAN PELANGGAN

Fungsi: Memastikan maklumbalas pelanggan diuruskan dengan baik

  • Merancang, menyelaras dan melaksanakan kajian kepuasan pelanggan UMS
  • Menyelaras Sistem e-Respon
  • Memantau pelaksanaan kepuasan pelanggan JFPIB menggunakan kod QR
  • Menyediakan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan UMS
  • Urus Setia Mesyuarat Pemantauan Aduan Pelanggan UMS
  • Memantau, mengurus dan menyelesaikan aduan pelanggan (kategori 1stlevel)
  • Memantau dan mengurus status penyelesaian aduan pelanggan (2ndlevel)

SEKSYEN PENGURUSAN RISIKO

Fungsi: Memastikan UMS mempunyai Pelan Risiko UMS yang komprehensif dan dipantau serta dinilai

  • Merancang, menyelaras dan melaksanakan bengkel penyediaan dan penilaian pelan risiko
  • Memastikan langkah-langkah strategik dan tindakan yang berkesan dapat diambil bagi mengurangkan kesan risiko yang boleh menghalang danmenjejaskan pencapaian matlamat Universiti.
  • Memastikan pengurusan risiko di Universiti dipantau dan dilaporkan secara berkala
  • Menyelaras kawalan isu-isu dalaman dan luaran setiap KRA
  • Memastikan setiap isu-isu dalaman dan luaran dikawal dan dinilai setiap tahun
NAMA / E-CARDS FUNGSI & TANGGUNGJAWAB

Layari Laman Web Rasmi

Bahagian Keselamatan UMS

https://www.ums.edu.my/keselamatanv2/

Layari Laman Web Rasmi

Bahagian Keselamatan UMS

https://www.ums.edu.my/keselamatanv2/

Layari Laman Web Rasmi

Bahagian Keselamatan UMS

https://www.ums.edu.my/keselamatanv2/

Layari Laman Web Rasmi

Bahagian Keselamatan UMS

https://www.ums.edu.my/keselamatanv2/

Administration ecards