L“Lawatan Rasmi Ke Luar Negara” bermaksud perjalanan/lawatan yang ada kaitan dengan tugas rasmi pejabat termasuk menghadiri mesyuarat, rundingan, lawatan sambal belajar yang membawa faedah kepada universiti yang dihadiri di luar Malaysia. Lawatan rasmi ini tidak termasuk menghadiri persidangan, seminar, ceramah, wacana, forum, simposium, kolokium, kongres dan latihan.

“Lawatan Persendirian Ke Luar Negara” bermaksud lawatan yang dilakukan ke atas pilihan/tujuan peribadi pegawai sendiri ke luar negara. Lawatan/perjalanan bagi tujuan mesyuarat, persidangan, rundingan, simposium, seminar, bengkel, kursus, ziarah, melancong yang dianjurkan atas nama kelab, persatuan, jemputan dan yang dibiayai oleh pegawai sendiri atau pihak-pihak tertentu, sama ada ia ada kaitan atau tidak dengan bidang tugas pegawai, adalah dianggap sebagai lawatan persendirian.

Semua kakitangan Universiti Malaysia Sabah (UMS) perlu mendapatkan kelulusan daripada Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) bagi perjalanan ke Luar Negara atas urusan rasmi. Perkara ini adalah selaras dengan Hasrat kerajaan untuk mengoptimumkan sumber dan Langkah penjimatan untuk mengawal perjalanan ke luar negara.

Urusan bagi permohonan perjalanan ke luar negara bagi urusan rasmi boleh dibuat dengan melengkapkan borang permohonan, mendapatkan kelulusan daripada Ketua Jabatan, Bendahari dan Naib Canselor seterusnya Salinan asal borang beserta dokumen sokongan yang berkaitan perlu dihantar kepada Pejabat Naib Canselor dalam tempoh 14 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan. Peraturan ini adalah selaras dengan Garis Panduan Permohonan Kelulusan Perjalanan Rasmi ke Luar Negara yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia bahawa permohonan perjalanan ke luar negara perlu dimasukkan ke dalam sistem e-OTR selewat-lewatnya 7 hari sebelum perjalanan.