PENGENALAN
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) bertanggungjawab untuk merancang, mengatur, dan mengawalselia program pembangunan sahsiah pelajar. Badan ini turut berfungsi sebagai pusat khidmat maklumat dan bimbingan serta memberikan perkhidmatan kepada pelajar dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan kebajikan, perumahan pelajar, kesihatan, kaunseling, kerjaya, kegiatan persatuan, biasiswa dan bantuan kewangan pelajar. Perkhidmatan yang diberikan adalah bermatlamat mewujudkan suasana kehidupan harmonis dan terbela dalam kalangan pelajar dengan mengamalkan budaya hidup kampus yang berkualiti. Dalam usaha mencapai matlamat ini, Bahagian Hal Ehwal Pelajar beroperasi melalui beberapa pecahan seksyen seperti berikut:
- Seksyen Pentadbiran dan Kewangan
- Seksyen Pembangunan Sahsiah Pelajar
- Seksyen Bimbingan Kaunseling & Kerjaya
- Seksyen Kebajikan & Perkhidmatan Pelajar
- Seksyen Perumahan dan Hospitaliti
1. SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
a) Unit Pentadbiran Am
Fungsi Utama
Mengatur, merancang, menyelia dan melaksanakan sistem pentadbiran am dalam perkara kebajikan dan hal ehwal berkaitan dengan sistem fail dan rekod, pekeliling dan surat arahan, kakitangan dan setiausaha mesyuarat.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab mengurus dan merekod semua surat masuk dan keluar setiap masa.
- Bertanggungjawab menyediakan surat-surat rasmi dapat dikeluarkan mengikut pada waktu yang ditetapkan.
- Mengurus semua hal berkaitan dengan pekeliling, peraturan dan arahan kerja.
- Bertanggunjawab sebagai urusetia mesyuarat bahagian.
- Bertanggungjawab mengemaskini dan membuat penambahbaikan dalam sistem rekod pelajar.
- Bertanggungjawab terhadap urusan rekod cuti dan tuntutan sebelum dihantar ke bahagian pentadbiran UMS-KAL.
- Bertanggungjawab terhadap urusan pembangunan dan perkembangan Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
- Bertanggungjawab terhadap pembangunan dan pengurusan sumber manusia di HEP.
- Bertanggunjawab dalam urusan dan pengemaskinian sistem fail dan rekod HEP.
- Bertanggungjawab sebagai urusetia kepada mesyuarat di HEP.
b) Unit Khidmat Pelanggan & Kualiti
Fungsi Utama
Mengurus dan mengawal selia semua hal yang berkaitan dengan pengurusan pelanggan sama ada pelajar atau pihak luar dan pengurusan pelanggan sama ada pelajar atau pihak luar dan pengurusan kualiti jabatan termasuk pelaksanaan 5S bahagian.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab dalam urusan kaunter sebagai tempat pertanyaan dan kaunter rujukan pelanggan sebelum berurusan ke pihak yang sepatutnya/ketua bahagian.
- Bertanggungjawab kepada semua pelanggan yang berurusan mendapat layanan yang sepatutnya.
- Merekod dan mengeluarkan statistik pengurusan kaunter setiap hari untuk dikeluarkan pada setiap bulan dan laporan mesyuarat dengan menggunakan sistem nombor (giliran).
- Mengendalikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan amalan kualiti termasuk amalan 5S, pencapaian KPI (Key Performance Indicator) dan penambahbaikan yang perlu dari masa ke semasa.
- Bertanggungjawab sebagai urusetia pemantauan kualiti bahagian.
- Bertanggungjawab terhadap urusan pelawat samada pelawat rasmi atau tidak rasmi.
- Bertanggungjawab dalam mempromosikan bahagian HEP samada melalui buletin, majalah, brosur dan lain-lain.
c) Unit Kewangan Pejabat
Fungsi Utama
Mengurus, merekod dan mengendali semua hal yang berkaitan dengan urusan kewangan dan belanjawan HEP.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab terhadap semua urusan hal yang berkaitan dengan urusan kewangan dan belanjawan HEP.
- Bertanggungjawab menjaga, merekod dan menyelia semua aset dan inventori HEP agar berada dalam keadaan baik dan sentiasa terjaga.
- Bertanggungjawab memastikan HEP dapat menyelesaikan sebarang tuntutan kewangan dari pihak luar dapat dibayar mengikut masa yang telah ditetapkan.
- Bertanggungjawab menguruskan tempahan perjalanan dan tempat penginapan untuk kakitangan yang bertugas rasmi di luar.
- Bertanggungjawab dan memastikan semua pembelian barangan di HEP adalah mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
- Bertanggunjawab membantu pelajar dalam urusan perbelanjaan aktiviti.
2. SEKSYEN Pentadbiran dan Kewangan
a) Unit Disiplin dan Tatatertib
Fungsi Utama
Menguatkuasakan semua undang-undang dan peraturan yang digunakan oleh IMS seperti dalam AUKU 1971 pindaan 2008 dan Kaedah-kaedah UMS (Tatatertib Pelajar-Pelajar) 1999.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab penguatkuasaan disiplin dan tatatertib sentiasa terlaksana di Universiti.
- Bertanggungjawab memastikan pelajar terdedah dengan peraturan yang ditetapkan oleh Universiti.
- Memproses denda/saman pelajar dari semasa ke semasa dan menyediakan laporan.
- Bertanggungjawab menerima dan mengkaji setiap aduan kes pelajar yang diterima.
- Bertanggungjawab melaporkan sebarang masalah kes didplin kepada ketua bahagian dan ke unit tatatertib dan perundangan UMS.
- Bertanggungjawab terhadap penguatkuasaan disiplin dan tatatertib sepanjang minggu peperiksaan akhir pelajar.
- Bertanggungjawab mengemaskini rekod fail pelajar yang telah dikenakan tindakan tatatertib.
3. SEKSYEN PEMBANGUNAN SAHSIAH PELAJAR
a) Unit Kegiatan Kemahasiswaan
Fungsi Utama
Merancang, mengurus dan melaksana semua hal yang berkaitan denganpembangunan sahsiah pelajar termasuk pembangunan keusahawanan dan kesenian dan kebudayaan.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab dalam mengurus semua aktiviti/program kemahasiswaan untuk pembangunan kepimpinan mahasiswa.
- Bertanggungjawab melaksanakan kursus-kursus dan latihan kepimpinan yang dapat meningkatkan mutu kepimpinan mahasiswa.
- Bertanggungjawab menerima, menyemak, menyelia, menggerak dan memberi panduan berkenaan dengan permohonan cadangan aktivit berpersatuan dan kewangan agar mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
- Bertanggungjawab sebagai Urusetia Pemilihan Perwakilan Pelajar (MPP) dengan memastikan perjalanan pemilihan berjalan dengan lancar.
- Bertanggungjawab sebagai Urusetia Minggu Suai Mesra (MSM) pada setiap tahun agar dapat dilaksanakan mengikut ketetapan.
- Bertanggungjawab dalam mengurus pendaftaran semua kelab dan persatuan baru pelajar agar dapat beroperasi dengan sah.
- Bertanggungjawab menasihat, memantau dan membantu dalam pelaksanaan program pelajar agar mencapai maklumat yang dikehendaki oleh pihak Universiti.
- Memberi khidmat nasihat berkenaan dengan pengurusan dan perancangan kewangan untuk sebarang aktiviti pelajar.
- Bertanggungjawab memastikan semua laporan aktiviti dan laporan kewangan pelajar dapat dihantar mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
b) Unit Keusahawanan dan Kesenian
Fungsi Utama
Merancang dan menyelaras urusan dan aktiviti keusahawanan, kesenian dan kebudayaan yang diperlukan dan dilaksanakan untuk pembangunan pelajar dan Universiti.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab merancang dan melaksanakan sebarang aktiviti yang berkaitan dengan kesenian dan kebudayaan.
- Bertanggungjawab mengurus dan membangunkan aktiviti keusahawanan yang melibatkan mahasiswa.
- Bertanggungjawab mengurus dan memantau pembangunan dan perkembangan tapak perniagaan pelajar yang telah disediakan oleh pihak Universiti.
- Bertanggungjawab membantu dan memberi bantuan kepada pelajar yang berminat menceburi bidang keusahawanan untuk mendapatkan khidmat nasihat, ceramah dan bengkel.
- Bertanggungjawab memperkembangkan seni dan budaya di Universiti agar lebih terserlah dan setanding dengan universiti yang lain.
- Bertanggungjawab membantu Universiti dalam memperkenalkan nama Universiti samada dalam dan luar Negara melalui kesenian dan kebudayaan.
- Melaksanakan aktiviti seni dan budaya yang dapat mengeratkan lagi hubungan perpaduan di kalangan warga kampus khususnya.
- Bertanggungjawab membantu dalam sebarang aktiviti kesenian atau kebudayaan yang dilaksanakn atau dianjurkan di Universiti.
4. SEKSYEN BIMBINGAN KAUNSELING DAN KERJAYA
a) Unit Bimbingan & Kaunseling
Fungsi Utama
Merancang, melaksana dan menyelaras sesi motivasi, kaunseling, khidmat nasihat dan hal-hal berkaitan dengan peningkatan mutu perhubungan mahasiswa.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab menyediakan khidmat kaunseling samada berbentuk individu atau kelompok kepada pelajar yang memerlukan atau difikirkan perlu.
- Bertanggungjawab menjalankan program-program perkembangan individu pelajar seperti sesi motivasi, ceramah, taklimat dan lain-lain.
- Bertanggungjawab mengurus hal-hal berkaitan dengan hal-hal pengesahan pelajar dan dokumen pelajar.
- Bertanggungjawab meningkatkan hubungan bersama pelanggan (pelajar) dengan mengadakan program atau sambutan yang dapat meningkatkan silaturrahim di kalangan pelajar dan pihak Universiti.
- Bertanggungjawab melaksanakan program-program luar seperti khidmat masyarakat, lawatan dan sebagainya.
- Bertanggungjawab menyelaras, memantau dan memberi khidmat nasihat kepada Kelab Pembimbing Rakan Siswa (PRS).
- Bertanggungjawab merancang dan melaksanakan program-program seperti ceramah, kursus dan latihan untuk meningkatkan pelajar.
- Bertanggungjawab mengenalpasti dan mengendali program-program berkaitan pembangunan kerjaya pelajar.
b) Unit Kerjaya
Fungsi Utama
Menyelaras, melaksana dan mengurus hal-hal berkaitan dengan Alumni UMS-KAL di samping member maklumat dan panduan sebelum memasuki alam pekerjaan dari semasa ke semasa.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab mengurus system rekod alumni dikemaskini dari semasa ke semasa.
- Bertanggungjawab member kursus/program persediaan sebelum memasuki ke alam pekerjaan kepada pelajar terutamanya pelajar akhir tahun/semester.
- Bertanggungjawab memastikan semua pelanggan mendapat layanan yang terbaik.
- Bertanggungjawab dalam proses pendaftaran semua Alumni UMS agar samada secara manual atau atas talian (on-line).
- Bertanggungjawab melaksanakan sebarang aktiviti untuk Alumni dan program-program yang dapat membantu perkembangan persatuan alumni.
- Bertanggungjawab mengemaskini semua maklumat dan rekod alumni dengan pihak luar seperti Kementerian, Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun, pihak swasta dan lain-lain.
- Memantau dan mengemaskini laman web alumni agar semua perkara baru dapat diketahui oleh alumni.
5. SEKSYEN PERUMAHAN DAN HOSPITALITI
a) Kolej Kediaman Alpha, Beta, Mutiara dan Rumah Semi-D
Fungsi Utama
Menyelaras, menyelia dan mengurus semua hal-hal berkaitan dengan penempatan dan kemudahan penginapan pelajar dan pentadbiran kolej kediaman UMS-KAL.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab menyediakan keperluan penginapan di setiap kolej kediaman pada setiap tahun.
- Bertanggungjawab dalam semua hal pentadbiran kolej kediaman dan perumahan.
- Bertanggungjawab memastikan pembangunan prasarana dan fizikal perumahan dan kolej kediaman UMS-KAL.
- Bertanggungjawab terhadap keselamatan pelajar dan keperluan penyelenggaraan.
- Bertanggungjawab menjaga, menyelia dan merekod semua aset dan inventori kolej kediaman dan perumahan UMS-KAL.
- Bertanggungjawab terhadap keperluan pembelian di kolej-kolej kediaman setiap masa.
- Bertanggungjawab menyediakan laporan kepada ketua bahagian berkenaan dengan hal-hal berkaitan dengan kolej kediaman.
- Bertanggungjawab sebagai urusetia kepada mesyuarat penyelaras kolej kediaman.
- Bertanggungjawab dalam urusan pemilihan Pengetua dan Felo Kolej Kediaman Pelajar setiap tahun.
- Bertanggungjawab terhadap urusan penginapan pelawat (pelajar) yang ingin menginap di kolej kediaman atau perumahan.
- Bertanggungjawab memastikan kebersihan kolej kediaman sentiasa terjaga termasuk dengan landskap persekitaran.
- Bertanggungjawab mentadbir dan mengurus pelajar yang menginap di kolej kediaman dapat mematuhi peraturan-peraturan kolej kediaman yang telah sedia ada.
- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pemilihan Jawatan kuasa Kebajikan Mahasiswa (JAKMAS) pada setiap tahun.
- Bertanggungjawab menyediakan dan memantau kemudahan-kemudahan yang telah disediakan kepada pelajar sentiasa terjaga dan diselia.
- Bertanggungjawab terhadap penambahbaikan kolej kediaman pelajar dari semasa ke semasa.
6. SEKSYEN KEBAJIKAN DAN PERKHIDMATAN PELAJAR
Fungsi Utama
Menyelaras dan memastikan semua hal berkaitan dengan kebajikan pelajar dan urusan bantuan kewangan pelajar tercapai mengikut keperluan yang disediakan.
Aktiviti-aktiviti
- Bertanggungjawab mengurus dan mengendali urusan biasiswa, tajaan dan urusan pinjaman kepada pelajar yang memerlukan.
- Bertanggungjawab untuk mengurus dan mengatur sebarang peluang bantuan kewangan kepada pelajar yang memerlukan.
- Bertanggungjawab menguruskan tabung kebajikan pelajar untuk pelajar yang memerlukan.
- Bertanggungjawab dalam menguruskan bantuan untuk kebajikan pelajar seperti buku rawatan dan perkhidmatan bas pelajar.
- Memastikan pelajar dapat menggunakan bantuan buku rawatan pelajar tanpa sebarang masalah.
- Bertanggungjawab menguruskan pelajar jika berlakunya sebarang kematian seperti urusan perjalanan dan tuntutan perjalanan.
- Bertanggungjawab memantau perkembangan dan operasi kafeteria yang ada di UMS-KAL.
- Bertanggungjawab sebagai urusetia mesyuarat bersama pihak pengurusan kafeteria.
