LAMPIRAN B : TEMPLATE BORANG KEBENARAN PDPA 2010 DAN BORANG PENARIKANBALIK KEBENARAN

1. Agensi Kerajaan / Swasta

    1.1 Perpustakaan Penyelidikan Borneo Tun Haji Mohd Fuad Stephens

    1.2 Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN)

    1.3 Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia

    1.4 Institut Usahawan Muda (Sabah)

    1.5 Polis di Raja Malaysia (PDRM)

    1.6 Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Sabah

2. Agensi Swasta

    2.1 Vistaland (Perumahan Prima)

    2.2 Saito College

3. Persatuan / Kelab

    3.1 Kelab Rakan Pustaka

    3.2 PEMADAM UMS

    3.3 Persatuan Seni Khat Sabah

    3.4 Kelab Perpustakaan

    3.5 Kelab Bendahari

    3.6 Kelab JTMK

4. Bank

    4.1 Maybank

    4.2 Bank Islam

    4.3 Coop Bank

    4.4 Bank Negara Malaysia

5. Food truck  

    5.1 Space grill cheese

    5. 2Loca KK

    5.3 Meat & loaf

    5.4 Sarawak Vibes

6. Jualan Barangan ICT

    6.1 ICT Company

7. Jualan Buku

    7.1 Penerbit UMS

    7.2 Iqra Sdn. Bhd.

8. Booth/ Penggerai

    8.1 Manuk Trabang (Borneo Clothing)

    8.2 SJ Home Made

    8.3 Saidina Coffee

    8.4 Cosmopoint Bakery

    8.5 Wanie Ent.

    8.6 Rar IT

    8.7 Nazuan Ent.

    8.8 Dapur Mummy

    8.9 Mummy Cafe

9. Telekomunikasi

    9.1 Digi

    9.2 Umobile                        

Notis Perlindungan Data

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, ("Akta") mengawal selia pemprosesan data peribadi di dalam transaksi komersil. Akta ini menghendaki Universiti Malaysia Sabah (“UMS”) untuk memaklumkan kepada anda tentang data peribadi yang dikumpulkan daripada anda dan diproses oleh UMS.

Terma-terma yang terdapat di dalam Notis Perlindungan Data (“Notis”) ini seperti “data peribadi”, “pemprosesan”, “transaksi komersil”, dan “orang yang berkaitan” membawa makna yang sama sepertimana yang dinyatakan di dalam Akta. Untuk tujuan Notis ini, ungkapan seperti “kami” adalah merujuk kepada UMS, manakala ungkapan “anda” adalah merujuk dan merangkumi pelajar, bakal pelajar, bekas pelajar, alumni klien, pelanggan, bakal pelanggan, penjual, pembekal, pembekal perkhidmatan dan/atau orang yang berkaitan seperti ibu bapa/penjaga pelajar, bakal pelajar atau bekas pelajar kami, pengarah, kakitangan pelanggan korporat, penjual, pembekal, pembekal perkhidmatan dan wakil sah yang menerima perkhidmatan, mendapatkan perkhidmatan dari ataupun yang memberikan perkhidmatan kepada  UMS.

Kami memproses data peribadi anda dan ia termasuk data peribadi orang yang berkaitan. Notis ini hendaklah terpakai kepada orang yang berkaitan dan anda memberi jaminan kepada UMS yang anda mempunyai kuasa atau telah diberi kuasa untuk bertindak dan memberi kebenaran bagi pihak ketiga, dengan menyediakan data peribadi pihak ketiga kepada UMS untuk tujuan dan pendedahan seperti yang dinyatakan di dalam Notis ini dan anda berjanji untuk memberikan salinan Notis ini kepada pihak ketiga. Pemberian Notis ini hendaklah dianggap sebagai notis yang diberikan kepada dan kebenaran yang diperolehi daripada pihak ketiga.

Jenis-jenis Data Peribadi dan Sumbernya

Data peribadi yang disediakan secara sukarela oleh anda, ibu bapa anda, penjaga, agen perekrutan, majikan anda, syarikat anda, penaja, di acara-acara yang dianjurkan atau disertai oleh UMS dan/atau yang telah kami dapatkan dengan sendirinya dari lain-lain sumber-sumber yang sah (sekiranya ada dari depositiri awam, direktori perniagaan/direktori atas talian, agensi pelapor kredit, domain awam dan pihak ketiga yang telah diberi kuasa) di dalam borang-borang kami, perjanjian, laman web, dan/atau lain-lain dokumen yang sehubungan dengannya merangkumi maklumat mengenai nama anda, alamat (seperti alamat surat-menyurat dan alamat tetap), nombor telefon (seperti nombor telefon bimbit, rumah dan telefon pejabat), nombor faksimili, alamat e-mel, nombor kad pengenalan, nombor pasport, contoh tandatangan, umur, tarikh lahir, jantina, keturunan, kewarganegaraan, negara asal, nama syarikat, pekerjaan, gaji, jawatan kerja, nombor kad kredit, sejarah kredit, kepercayaan agama, keadaan kesihatan dan maklumat perubatan, maklumat sabitan jenayah, maklumat penaja, maklumat referi (seperti nama referi, jawatan kerja, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel), keputusan peperiksaan terdahulu, transkrip akademik, kelayakan akademik, rekod akademik, butiran bank (seperti nama bank, alamat bank dan akaun bank), imej (termasuk gambar) dalam format audio dan/atau video, televisyen litar tertutup ("CCTV") dan keselamatan rakaman dan semua data yang anda masukkan dalam permohonan anda kepada UMS dalam bentuk resume dan/atau permohonan kerja dan/atau latihan industrI dan/atau dalam mendapatkan/memberikan perkhidmatan kepada/daripada UMS (secara kolektif "Data Peribadi"). Dengan memberikan Data Peribadi anda secara sukarela, anda memberi kebenaran untuk kami mengumpul, menggunakan dan memproses Data Peribadi anda.

Anda dengan ini mengesahkan bahawa Data Peribadi yang diberikan oleh anda atau yang diperolehi daripada anda, ibu bapa anda, penjaga, agen perekrutan, majikan anda, syarikat anda dan penaja adalah mencukupi, tepat, lengkap dan tidak mengelirukan dan bahawa Data Peribadi tersebut adalah diperlukan oleh kami untuk memberikan perkhidmatan kami kepada anda dan untuk mewujudkan suatu transaksi komersil. Jika anda memilih untuk tidak memberikan Data Peribadi atau jika Data Peribadi tidak mencukupi, tidak tepat, tidak lengkap dan/atau mengelirukan, UMS berkemungkinan tidak dapat memberikan perkhidmatan yang anda perlukan atau tahap perkhidmatan yang anda kehendaki.

Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

Bergantung kepada hubungan anda dengan kami (contoh pemohon pekerjaan atau kemasukan pelajar, pelajar, alumni, kakitangan, penderma, pemberi perkhidmatan atau lain-lain orang yang mempunyai kaitan dengan organisasi kami), kami akan memproses Data Peribadi yang berkaitan dengan transaksi komersil bagi mana-mana tujuan yang berikut: 

1. Untuk mempertimbangkan kesesuaian kemasukan atau penggajian, pendaftaran atau menggaji, menyediakan kursus latihan dan pendidikan, termasuklah menghantar bahan kursus/pengajian/tugasan/syarahan, maklumat berhubung jadual dan peperiksaan melalui pengeposan surat, mel elektronik, SMS atau MMS, faks dan/atau panggilan telefon;

2. Menguruskan dan/atau mentadbir hubungan antara UMS (termasuk membalas pertanyaan, pengeposan koresponden, penyataan atau notis yang melibatkan pendedahan sesetengah data peribadi untuk penyampaian yang sama);

3. Menjalankan usaha yang wajar (due diligence) atau lain-lain aktiviti saringan (termasuk semakan latar belakang) selaras dengan obligasi pengurusan atau perundangan atau prosedur pengurusan risiko yang mungkin diperlukan oleh undang-undang atau ditetapkan oleh UMS, termasuklah mendapatkan rujukan dan/atau maklumat daripada institusi pendidikan dan majikan terdahulu;

4. Memproses permohonan untuk biasiswa atau bantuan kewangan, dan sokongan penyelidikan, dan mengurus dan mentadbir biasiswa/bantuan kewangan/geran dan lain-lain program sokongan, yang boleh melibatkan penggunaan data peribadi untuk pembangunan dan aktiviti mengumpul data dan pendedahan data peribadi kepada penderma, pemberi geran, penilai luar dan/atau organisasi luar untuk tujuan laporan berkala, jemputan mesyuarat, tinjauan dan/atau publisiti program-program berkaitan dengan UMS;
5. Menyiasat kemungkinan frod, salah laku, perlakuan melanggar undang-undang atau peninggalan, dan menggunakan akses elektronik atau sistem video untuk mempertahankan sekuriti kampus berhubung orang atau harta, kawalan akses dan siasatan aktiviti mencurigakan atau tidak wajar;

6. Merespon permintaan maklumat daripada kerajaan atau agensi awam, kementerian, badan berkanun atau lain-lain autoriti serupa atau agensi bukan kerajaan yang diberi kuasa untuk melaksanakan perkhidmatan dan tugas Kerajaan secara spesifik;

7. Melaksanakan penilaian, kajian pasaran atau penyelidikan dan analisis serupa dengannya berhubung strategi operasi UMS dan untuk tujuan perancangan polisi, termasuklah menyediakan data kepada pihak luar untuk menilai program UMS dan kepada institusi pengajian terdahulu pelajar dan kepada institusi perkongsian untuk program diurus bersama;

8. Jangkauan dan perlakuan untuk mendapatkan sokongan dan sumber untuk UMS, komunitinya, dan institusi bergabung;

9. Menyokong fungsi UMS termasuk, tetapi tidak terhad kepada, pengajaran dan pembangunan individu dan profesional pelajar, penyelidikan dan pentadbiran UMS;

10. Memproses dan mentadbir permohonan ke luar Negara program-program pertukaran, sekolah musim panas, latihan luar Negara dan lain-lain aktiviti luar negara dan pengurusan program sedemikian termasuklah mendedahkan maklumat kepada university luar Negara, organisasi penggajian dan latihan;

11. Memproses, mentadbir dan memberikan penganugerahan hadiah, pingat, biasiswa, kelas-kelas penghormatan dan lain-lain tanda kecemerlangan, dan pelajar atau status konvokesyen, dan penerbitan atau pelepasan maklumat terhadap yang sama;

12. Menghubungi alumni termasuk tetapi tidak terhad kepada pemberitahuan kepada UMS dan inisiatif dan aktiviti berkaitan alumni, jemputan kepada UMS dan acara berkaitan alumni, mengemaskini maklumat alumni, jemputan untuk menyertai kajian alumni dan menghantar komunikasi kolateral;

13. Memproses permohonan dan aktiviti pendaftaran berkaitan kesihatan, insuran hayat dan perlancongan dan pemberian perkhidmatan termasuklah penempatan kampus dan perkhidmatan berkaitan dengan pengunaan perkhidmatan-perkhidmatan tersebut;

14. Memproses permohonan untuk dan pentadbiran aktiviti berkaitan kerjaya di dalam dan luar negara, program, latihan, peluang kerjaya, dan bimbingan kerjaya, dan perkongsian maklumat dengan syarikat-syarikat (samada dalam atau luar negara) untuk tujuan pengambilan, latihan, sangkutan industri, pemberian jawatan dan sokongan penyelidikan;

15. Membantu penyertaan dalam kehidupan pelajar dan pembangunan alumni yang melibatkan sosial, kebudayaan, kesukanan dan aktiviti pengajian, acara, sukarela dan program latihan, keanggotaan pelajar dan kedudukan kepimpinan dalam kelab, persatuan, majlis dan kediaman, dan aktiviti orientasi/penerimaan;

16. Lain-lain tujuan yang akan UMS maklumkan secara bertulis dari semasa ke semasa, atas sebab yang mana UMS akan meminta kebenaran secara berasingan;

17. untuk memudahkan transaksi komersil dengan anda dan untuk memenuhi obligasi kontraktual kepada anda di dalam penyediaan apa-apa perjanjian yang berkaitan (jika ada) dan untuk mengekalkan akaun dan rekod kami di dalam urusan perniagaan biasa kami;

18. untuk memudahkan transaksi komersil dengan anda dan untuk memenuhi obligasi kontraktual kepada anda termasuk tetapi tidak terhad kepada menilai permohonan/permintaan anda untuk mendapatkan perkhidmatan kami, untuk memproses permohonan kemasukan dan untuk menyediakan perkhidmatan akademik yang berterusan, perkhidmatan pendidikan, perkhidmatan pelajar, perkhidmatan kemudahan untuk menyediakan perkhidmatan sampingan seperti permohonan visa dan perlindungan insurans, penyelenggaraan akaun dan rekod kami sendiri di dalam urusan perniagaan biasa kami;

19. untuk mengesahkan identiti anda, menjawab pertanyaan, mengemaskini rekod anda, memproses bayaran  tuisyen dan lain-lain  bayaran yang berkenaan dan invois, resit, mengutip hutang, menyediakan lain-lain barangan dan perkhidmatan seperti  yang diminta di dalam urusan perniagaan biasa kami;

20. untuk memudahkan keperluan khas seperti yang berkaitan dengan apa-apa ketidakupayaan atau keadaan kesihatan;

21. untuk berkomunikasi dengan anda melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau sebarang saluran komunikasi lain yang bersesuaian;

22. untuk berkomunikasi dengan ibu bapa, penjaga dan wakil-wakil yang diberi kuasa sekiranya berlaku kecemasan atau kemalangan;

23. untuk memaklumkan kepada ibu bapa, penjaga, majikan anda, syarikat anda, penaja dan wakil-wakil yang diberi kuasa mengenai kemajuan pelajar dan permohonan kemasukan bakal pelajar, kemajuan akademik dan pendidikan pelajar, semua aktiviti relevan termasuklah majlis konvokesyen anda dan tidak terhad kepada aktiviti-aktiviti UMS dalam menjalankan fungsi-fungsinya sebagaiaman diperuntukkan oleh Perlembagaan UMS dan Akta Universiti dan Kolej Universiti (‘AUKU’) 1971, yuran pengajian pelajar dan lain-lain bayaran yang berkaitan;

24. untuk memberitahu anda dan memberikan anda maklumat mengenai produk kami, barangan, kemudahan, perkhidmatan, acara akan datang yang diminta oleh anda melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau lain-lain saluran komunikasi yang bersesuaian melainkan anda telah sebaliknya memberitahu kami bahawa anda tidak mahu kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan tersebut ke alamat seperti yang dinyatakan di perenggan  bawah Notis ini;

25. untuk menyediakan anda dengan risalah kami, terbitan berkala, pertandingan dan/atau tinjauan melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faksimili, surat-menyurat dan/atau lain-lain saluran komunikasi yang bersesuaian melainkan anda telah sebaliknya memberitahu kami bahawa anda tidak mahu kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan tersebut ke alamat seperti yang dinyatakan di perenggan bawah Notis ini;

26. menjalankan pemeriksaan yang bersesuaian untuk kredit-kepercayaan di dalam urusan perniagaan biasa kami;

27. untuk menjalankan kajian pemasaran dan analisis corak pendidikan pelajar; 

28. pendedahan awam dan penggunaan Data Peribadi anda, imej, gambar, rakaman suara dan video untuk tujuan publisiti tanpa bayaran atau pampasan; 

29. untuk siasatan dalaman, tujuan audit atau tujuan keselamatan;

30. penggunaan sistem CCTV bagi pencegahan jenayah; 

31. untuk menguatkuasakan hak kontraktual dan hak undang-undang serta obligasi; dan 

32. untuk memenuhi keperluan undang-undang dan keperluan peraturan.

Pendedahan Data Peribadi (di dalam dan/atau di luar Malaysia)

Di dalam memberikan perkhidmatan-perkhidmatan yang anda perlukan, anda dengan ini memberikan kebenaran dan kuasa kepada kami untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak seperti yang berikut (di dalam dan/atau di luar Malaysia): 

• pekerja kami, perunding, akauntan, juruaudit, peguam, penasihat, agen, kontraktor, penjual, rakan kongsi pemasaran bersama, pembekal perkhidmatan, syarikat-syarikat insurans, pedagang dan/atau institusi kewangan untuk membekalkan sokongan dan perkhidmatan;

• Kementerian Pendidikan dan/atau Kementerian Pengajian Tinggi, Agensi Kelayakan Malaysia, lain-lain jabatan kerajaan/agensi yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan anak syarikat Kementerian Pendidikan;

• Organisasi/entiti yang berkaitan dengan UMS, yang sedia ada dan akan datang;

• Kampus induk Kota Kinabalu UMS dan kampus-kampus cawangan UMS; 

• Institusi-institusi akademik; 

• Kedutaan-kedutaan asing dan agensi-agensi yang dilantik oleh kedutaan asing; 

• Jabatan Imigresen Malaysia;

• penaja anda termasuk ibu bapa dan/atau penjaga; 

• syarikat yang menyediakan penempatan, latihan dan peluang pekerjaan; 

• badan-badan profesional, badan-badan akreditasi atau badan kawal selia berkanun; 

• ahli keluarga terdekat anda dan/atau seseorang yang boleh dihubungi semasa kecemasan sebagaimana yang dimaklumkan kepada pihak Universiti dari semasa ke semasa;

• di mana dikehendaki oleh undang-undang, proses undang-undang, pertanyaan daripada pihak berkuasa yang berkenaan dan/atau perkara  yang berkaitan dengan hidup dan mati, keselamatan atau harta seseorang  individu atau keselamatan atau harta Universiti; 

• orang ramai dengan menyiarkan imej, gambar, suara dan rakaman video anda untuk tujuan publisiti tanpa bayaran atau pampasan.

Hak Akses dan/atau Membetulkan Data Peribadi

Anda berhak untuk:

• menyemak sama ada kami menyimpan Data Peribadi anda dan memohon untuk mengakses pada masa yang sama;

• membetulkan sebarang Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap dan tidak dikemaskinikan;

• menarik balik sepenuhnya atau sebahagiannya kebenaran yang telah anda berikan kepada kami sebelum ini, tertakluk kepada syarat-syarat kontrak dan juga sebarang sekatan undang-undang;

• menyampaikan kepada kami bantahan anda atas kegunaan Data Peribadi anda bagi tujuan pemasaran.

Sekiranya anda ingin memohon untuk mengakses atau membuat pembetulan ke atas Data Peribadi anda atau menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda, segala pertanyaan atau aduan boleh dikemukakan, mengikut mana yang sesuai kepada:

Pegawai Perlindungan Data Peribadi UMS

Universiti Malaysia Sabah

Jalan UMS, 88400 Kota Kinabalu

Sabah, Malaysia 

e-mail : Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. [**Sila masukkan email pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menyimpan dan menyelenggara data peribadi yang berkenaan]  

Anda dikehendaki membuat permohonan anda secara bertulis atas sebab-sebab keselamatan dan bagi tujuan pengesahan. Selaras dengan peruntukan Akta, kami akan mengenakan fi yang telah ditetapkan bagi kesemua permohonan untuk  mengakses Data Peribadi yang dilakukan oleh anda.

Sekiranya kami menolak permohonan anda untuk mengakses dan/atau membuat pembetulan ke atas Data Peribadi anda, kami akan memberitahu anda sebab-sebab penolakan permohonan tersebut.

Perubahan pada Data Peribadi

Kami akan memastikan agar Data Peribadi anda adalah tepat, lengkap dan merupakan maklumat yang terkini. Oleh itu, sekiranya terdapat sebarang perubahan pada Data Peribadi anda, anda hendaklah menghubungi kami secara terus kepada alamat seperti yang telah tertera di atas. 

Pengubahsuaian pada Notis

Kami akan menyemak dan mengemaskini Notis ini dari semasa ke semasa, berdasarkan kepada perubahan yang dilakukan di dalam Akta. Versi Notis yang terkini akan disediakan kepada anda sekiranya anda membuat permintaan di alamat yang dinyatakan di atas atau ianya juga boleh didapati di www.ums.edu.my. Dengan menerima perkhidmatan, mendapatkan perkhidmatan dari ataupun memberikan perkhidmatan secara berterusan kepada UMS, segala pengubahsuaian atau perubahan pada Notis ini merupakan penerimaan anda terhadap segala pengubahsuaian atau perubahan pada Notis ini. 

Konflik

Sekiranya terdapat apa-apa ketidakselarasan di antara Notis versi Bahasa Inggeris dan juga versi Bahasa Malaysia, Notis versi Bahasa Inggeris hendaklah digunapakai dan didahulukan dari Notis versi Bahasa Malaysia. 

*muat turun fail