Akta Perlindungan Data Peribadi 2010
Dokumen notis dan prinsip-prinsip pilihan
Notis dan Prinsip-Prinsip Pilihan
Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (‘Akta’) yang telah berkuatkuasa pada 15hb November 2013 untuk mengawal pemprosesan data peribadi bagi transaksi-transaksi komersil, Universiti Malaysia Sabah yang wujud sekarang dan/atau pada masa hadapan (selepas ini dirujuk sebagai ‘UMS’) adalah komited untuk memastikan pematuhan Akta berkenaan dengan sepenuhnya.
Notis ini menjelaskan bagaimana kami mengendalikan data peribadi bakal pekerja yang dikumpulkan, diproses dan disimpan oleh UMS dan/atau organisasi/entitI berkaitan seperti UMS Investment Holdings Sdn. Bhd. dan/atau Yayasan Universiti Malaysia Sabah (YUMS), dan/atau Koperasi UMS Berhad (KoUMS), yang wujud sekarang dan/atau pada masa hadapan. Dokumen ini juga bertujuan untuk memberikan anda, selaku subjek data, pengetahuan bagaimana anda boleh mengawal pendedahan data peribadi anda oleh UMS.
Sila baca dan tandatangan Notis ini beserta tarikh untuk mengesahkan pemahaman dan persetujuan anda akan kandungannya.
Kami memproses data peribadi anda
UMS perlu mengumpul dan memproses data peribadi anda di mana anda adalah/boleh menjadi satu pihak bagi tujuan untuk ditawarkan pekerjaan di UMS.
Secara amnya, data peribadi anda yang dikumpul dan diproses oleh kami, adalah termasuk
tetapi tidak terhad kepada:-
Nama, nombor kad pengenalan (K/P), nombor KWSP, nombor PERKESO, nombor cukai, pendapatan, alamat, nombor telefon, jantina, kerakyatan, tarikh lahir, tempat lahir, status perkahwinan, ketinggian, berat, butiran keluarga, pendidikan dan pencapaian akademik, kemahiran komputer, penguasaan bahasa/dialek, e-mel peribadi, gambar, nombor pasport,
kumpulan darah, data majikan terdahulu, gaji, nombor akaun bank, nama dan alamat bank,
perjanjian bon perkhidmatan, nombor lesen memandu, maklumat kenderaan, aktiviti/minat/ hobi dan lain-lain termasuklah semua data peribadi yang anda berikan kepada UMS melalui resume anda.
Data peribadi sensitif
Beberapa data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh UMS mungkin merangkumi
perkara-perkara yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah Akta dan ini
adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada:-
· Bangsa.
· Agama.
· Kesihatan atau keadaan fizikal/mental.
· Rekod-rekod kesalahan jenayah.
· Bankrap/Muflis.
Bagaimana kami menggunakan data anda?
Secara amnya, UMS akan menggunakan data peribadi anda untuk melaksanakan
tanggungjawab sebagai bakal majikan anda. Secara khususnya, data peribadi anda boleh
diguna dan diproses seperti berikut, tetapi tidak terhad kepada:-
- Untuk penilaian permohonan kerja anda dengan UMS atau sekiranya anda kakitangan sedia ada, bagi memenuhi keperluan PDPA 2010
- Untuk tujuan pentadbiran yang berkaitan dengan pekerjaan.
- Untuk tujuan mematuhi undang-undang berkanun dan syarat badan-badan kerajaan dan pihak-pihak lain.
- Untuk tujuan tadbir urus korporat.
- Untuk peruntukan data peribadi kepada pihak yang dibenarkan yang mungkin dipohon oleh kakitangan.
· Untuk segala tujuan lain yang berkaitan dengan atau yang bersampingan dengan kontrak perkhidmatan seperti:-
a) Penggajian.
b) Faedah-faedah perubatan.
c) Perlindungan insurans.
d) Faedah-faedah perkhidmatan yang berkaitan.
e) Keperluan latihan dan pembangunan.
f) Pengurusan prestasi.
g) Pelaksanaan penstrukturan.
h) Perkembangan kerjaya dan penempatan dan pengurusan kerja.
i) Tindakan tatatertib dan/atau surcaj di bawah Akta 605.
j) Tujuan-tujuan lain yang berkaitan dengan pekerjaan.
Bagaimanakah data anda dikumpulkan?
Kesemua atau kebanyakkan data peribadi anda adalah diperolehi dari anda, sama ada dari
sumber-sumber berikut dan/atau dari maklumat lain yang dibekalkan oleh anda:-
- Borang permohonan.
· Borang butiran peribadi.
· Sijil-sijil yang berkaitan.
Dalam keadaan tertentu, data peribadi anda mungkin diperolehi daripada sumber-sumber luaran yang berikut, tetapi tidak terhad kepada:-
- Semakan rujukan/semakan latar belakang/sumber penentusahan (persendirian atau swasta).
· Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga lain berhubung atau bersampingan dengan yang tersebut di atas.
· Harta UMS sebagai contoh komputer, telefon bimbit, alat bantuan digital peribadi (PDA), mesin faksimile, mesin fotokopi dan lain-lain.
Hak Anda
Anda boleh memohon akses kepada data peribadi anda dan boeh memohon untuk meminda data peribadi anda. Untuk melaksanakan hak-hak anda, anda dikehendaki mengemukakan Borang Permohonan Untuk Mengakses/Mengemaskini Data Peribadi. Anda boleh mendapatkan borang ini daripada Jabatan Sumber Manusia, UMS. Butirannya adalah seperti berikut:-
Nombor telefon : 088 – 320000 sambungan (sila masukkan nombor sambungan)
Nombor Faks : sila masukkan no. faks
Alamat email : Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. (sila masukkan email yang akan digunakan)
Setiap permohonan untuk melaksanakan hak-hak anda akan diuruskan berdasarkan Akta. Sila maklum bahawa selaras dengan Akta, permohonan anda boleh ditolak dalam keadaan-
keadaan tertentu.
Kepada siapa kami boleh mendedahkan maklumat anda
Data peribadi anda akan dirahsiakan akan tetapi boleh diberikan atau didedahkan kepada pihak-pihak ketiga bagi tujuan-tujuan seperti yang dinyatakan di atas. Walaupun kami tidak akan mendedahkan maklumat anda kepada mana-mana pihak ketiga melainkan ianya berada dalam lingkungan pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang/garis-garis panduan yang sedia ada dan/atau anda telah memberikan persetujuan bagi pendedahan sedemikian, kami boleh mendedahkan maklumat anda kepada pihak-pihak seperti yang disenaraikan di bawah ini, tetapi tidak terhad kepada:-
· Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan/atau mana-mana pihak ketiga yang lain yang mungkin di kontrak oleh Syarikat seperti agensi pelancongan, agensi insurans, agensi pekerjaan, setiausaha syarikat, bank, juruaudit-juruaudit luaran dan dalaman, pusat latihan, percukaian, teknologi maklumat sumber manusia dan lain-lain.
· Penyedia perkhidmatan pihak ketiga bagi tujuan melaksanakan semakan rujukan, semakan latar belakang, carian kebankrapan, rekod-rekod jenayah dan lain-lain.
· Doktor perubatan yang dilantik oleh UMS.
· Badan-badan berkanun seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Pertubuhan Keselamatan Sosial, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Dana Pembangunan Sumber Manusia dan lain-lain.
· Penasihat-penasihat profesional termasuk peguam-peguam, akauntan-akauntan, juruaudit-juruaudit, penanggung-penanggung insuran dan broker-broker atas dasar
perlu tahu bagi tujuan membekalkan perkhidmatan/nasihat mereka kepada UMS.
· Ejen atau kontraktor-kontraktor yang bertindak bagi pihak kami atau dilantik oleh kami bagi tujuan melaksanakan mana-mana kontrak yang berkenaan dengan pekerjaan.
Kami akan memastikan agar langkah-langkah munasabah diambil oleh kategori pihak-pihak
yang tersebut di atas untuk melindungi dan/atau mengekalkan kerahsiaan maklumat anda
yang mungkin kami dedahkan kepada mereka.
Menghadkan pemprosesan data peribadi
Walaupun seperti yang dinyatakan di atas, kami memproses data peribadi anda hanya bagi tujuan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu kontrak pekerjaan, jika data peribadi anda diproses bagi apa jua tujuan lain (dengan persetujuan anda), anda berhak untuk meminta kami untuk menghentikan pemprosesan sedemikian. Anda boleh melaksanakan hak ini dengan menghubungi Jabatan Sumber Manusia, UMS. Hak ini dilanjutkan kepada menghentikan pemprosesan data peribadi anda yang berhubung kait dengan data peribadi individu lain.
Peruntukan Berhubung Maklumat
Sebagai seorang pemohon pekerjaan, anda berhak untuk memutuskan apakah maklumat yang anda ingin berikan. Walau bagaimanapun, sila maklum bahawa kesemua maklumat yang dipohon oleh kami, seperti yang dinyatakan di atas, adalah maklumat mandatori bagi kami. Sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan dan/atau gagal untuk memberikan kepada kami maklumat yang mengandungi data peribadi sedemikian, kami tidak dapat
menawarkan pekerjaan di UMS.
Begitu juga, jika anda memutuskan untuk tidak memberikan maklumat mandatori kepada
kami, ia bermakna tawaran pekerjaan tidak akan dibuat.
UMS berhak untuk menyemak semula dan/atau meminda Notis ini dari masa ke masa dan akan memaklumkan mengenai perubahan sedemikian bersama dengan polisi yang telah dikemaskini di laman sesawang UMS, dan/atau lain-lain bentuk komunikasi yang sewajarnya sebagaimana yang akan ditentukan oleh UMS.
Tiada apa pun dalam Notis ini yang akan mengehadkan hak-hak UMS dan pekerja-pekerjanya di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.
Dokumen ini adalah terjemahan daripada Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat percanggahan di dalam mana-mana kandungan dokumen ini, rujukan akan dibuat pada versi di dalam Bahasa Inggeris. Interpretasi UMS terhadap notis ini juga dianggap muktamad.
